Les outils de l’Audit Interne
On peut utiliser plusieurs critères de classement des outils d’Audit, retenons en un qui traduit deux démarches possibles de l’auditeur :
- Les outils d’interrogation qui vont aider l’auditeur à formuler des questions ou à répondre à des questions qu’il se pose.
- Les outils de description, on pourrait presque dire de « révélation, qui ne présupposent pas de questions particulières, mais vont aider à mettre en relief les spécificités des situations rencontrées.
1)
Les outils d’interrogations
a) Les sondages statistiques
b) Les interviews
c) L’interrogation de fichiers informatiques
d) Vérifications et rapprochements divers
a) Les sondages statistiques
La pratique de l’Audit inclut, depuis longtemps, les techniques de l’échantillonnage sous les termes de « tests », de « sondages » ou de « vérifications par épreuve ». Dans la plupart des opérations de sondage ou d’échantillonnage, l’échantillon est choisi à partir d’une série d’articles ( la population ), en se proposant que l’échantillon soit représentatif de la population, c’est-à-dire que l’échantillon réunisse, approximativement, les mêmes qualités ou caractéristiques que celles qui sont présentes dans la population considérée dans son entier
Dans la pratique de l’Audit, ce processus de l’échantillonnage et de la généralisation des résultats à l’ensemble d’une population fait traditionnellement appel à des qualités de bon sens et de jugement, que ce soit par l’application du jugement de l’auditeur à la détermination de la taille de l’échantillon, à la sélection des articles à comprendre dans l’échantillon, et aux conclusions relatives à la population dérivée des résultats de l’analyse de l’échantillon.
- Lorsqu’il procède à un échantillonnage, l’auditeur doit observer les dix commandements suivants : Connaissez les principes de l’échantillonnage scientifique, mais utilisez-les seulement lorsqu’ils s’adaptent au mieux aux objectifs de l’Audit,
- Connaissez votre population et ne fondez vos opinions que sur la population échantillonnée,
- Accordez la même chance d’être choisis à tous les éléments de la population,
- Ne laissez pas un « biais » personnel affecter l’échantillon Ne permettez pas que des configurations particulières de la population affectent le caractère aléatoire que doit revêtir l’échantillon,
- L’échantillon orienté vers un but ( dirigé ) a un rôle à jouer, mais n’en tirez pas des conclusions pour toute la population,
- Basez vos estimations de taux maximaux d’erreurs sur ce qui est raisonnable dans un monde réel, essayez de déterminer à quel moment des signaux d’alarme cesseraient de jouer,
- Stratifiez chaque fois que cela semble réduire la dispersion dans l’échantillon,
- Ne vous fixez pas sans nécessité des objectifs élevés de fiabilité ( niveau de confiance et précision ), les contrôles, la supervision, les indicateurs, les procédés d’auto-correction, ainsi que la conscience des faits qu’a la Direction et la surveillance qu’elle exerce, sont autant d’éléments qui doivent être considérés pour tenter de réduire l’étendue des investigations d’audit,
- Ne vous arrêtez pas aux résultats statistiques, mais recherchez-en les causes.
b) Les interviews
- L’interview est un outil que l’auditeur interne utilise fréquemment, mais une mission d’Audit qui ne serait qu’avec des interviews ne pourrait être considérée comme une mission d’Audit Interne. De surcroît, l’interview d’Audit Interne ne saurait être confondu avec des techniques d’apparence similaire : Ce n’est pas une conversation,
- Ce n’est pas un interrogatoire.
Quelles sont les conditions d’une bonne interview ? Comment doit-elle se dérouler ?
Les conditions d’une bonne interview s’inspirent du nécessaire esprit de collaboration qui doit s’instaurer entre audité et auditeur, interviewé et intervieweur.
1ere Règle
Il faut respecter la voie hiérarchique. Sauf urgence exceptionnelle, l’auditeur ne doit pas procéder à une interview sans que le supérieur hiérarchique de son interlocuteur ne soit informé
2ème Règle
Rappeler clairement la mission et ses objectifs. L’interlocuteur de l’auditeur doit connaître le pourquoi et le comment de l’interview. Il serait désastreux qu’il puisse s’imaginer que l’on va lui tendre des questions pièges, que l’interview n’est en somme qu’un interrogatoire déguisé
3ème Règle
Les difficultés, les points faibles, les anomalies rencontrées seront évoqués avant toute autre chose.
4ème Règle
Qui est la contrepartie logique de la 1ère : les conclusions de l’interview résumées avec l’interlocuteur, doivent recueillir son adhésion avant d’être communiquées sous quelque forme que ce soit à sa hiérarchie.
5ème Règle
Conserver l’approche système, en vertu de ce principe que l’auditeur ne s’intéresse pas aux hommes. On doit donc se garder de toute question ayant un caractère subjectif et mettent en cause les personnes
c) L’interrogation de fichiers informatiques
Pour utiliser les outils d’interrogation rendant possibles les extractions et analyses de fichiers trois conditions sont nécessaires et qui ne sont pas toujours réunies :
1ère Condition
Disposer d’un fichier fiable contenant les informations que l’on souhaite analyser. Or :
Toutes les informations recherchées ne sont pas, tant s’en faut, sur fichier informatique,
Lorsqu’elles le sont, les fichiers concernés doivent être exhaustifs et à jour. Et tel n’est pas toujours le cas, simplement parce que cette exhaustivité et cette mise à jour ne sont pas systématiquement indispensables pour le travail des utilisateurs. Ainsi, un fichier client peut fort bien comporter des dizaines de clients « inactifs », pour lesquels les enregistrements ne sont pas à jour, ceci ne nuira pas à la facturation si les enregistrements des clients « actifs » sont à jour. Mais ceci peut nuire gravement à tout travail de recherche effectué par un auditeur interne sur ce fichier.
2ème Condition
Disposer d’outils d’interrogation et de personnel capable de les utiliser. Ce peut être un vrai problème pour un service d’
Audit Interne. Si le service dispose d’auditeurs informaticiens, ceux-ci ont, en général, la compétence pour réaliser ce genre de travaux qui leur est sous-traité par leurs collègues. Mais si tel n’est pas le cas, le service d’Audit Interne doit alors solliciter l’aide des informaticiens, lesquels ont un travail planifié qui souvent ne laisse guère de place pour une tâche supplémentaire et dont ils ne perçoivent pas toujours l’intérêt.
C’est dire que cette seconde condition est bien souvent un obstacle à l’utilisation de l’outil.
3ème Condition
Un bon rapport qualité / prix, autrement dit coût d’interrogation qui reste acceptable par rapport au bénéfice attendu. C’est souvent là, on l’a vu, que le sondage statistique reprend toute sa valeur.
Au total, l’interrogation de fichiers informatiques, n’est ni plus ni moins qu’une quête d’informations dans un fichier, à ceci près qu’on utilise des outils informatisés pour y parvenir.
d) Vérifications et rapprochements divers
Ce ne sont pas des outils à proprement parler mais plutôt des procédés et qui sont utilisés par l’auditeur au cours du travail sur le terrain.
Ces procédés sont également largement utilisés :
Par tous les responsables chargés de la vérification au premier degré par
les auditeurs externes.
Les auditeurs internes n’y ont recours qu’à titre de tests et pour s’assurer de la validité des opérations effectuées : toute erreur donne lieu à une recherche causale.
- Les vérifications : elles sont extrêmement diverses : les plus nombreuses sont les vérifications arithmétiques. Signalons à ce propos les erreurs croissantes dues à la pratique des tableaux : il suffit qu’une erreur initiale se soit glissée dans la logique de construction du tableur pour que celle-ci se répète indéfiniment. C’est pourquoi les auditeurs avisés utilisent des logiciels permettant de vérifier la logique des tableurs.
- Les rapprochements : les rapprochements constituent pour l
’auditeur interne une technique de validation : on confirme l’identité d’une information dés l’instant qu’elle provient de deux sources différentes : c’est le cross control.
2) Les outils de description
a) L’observation physique
b) L’organigramme fonctionnel
c) Le diagramme de circulation ( ou flow-chart )
a )L’observation physique
Il s’agit d’une constatation de la réalité instantanée de l’existence et du fonctionnement d’un ensemble d’éléments :
Il existe deux grandes formes d’observations : l’observation directe et l’observation indirecte :
- L’observation directe permet d’assurer une vérification immédiate et visuelle d’un descriptif. Elle peut aboutir à un avis sur l’état physique et / ou de fonctionnement d’un bien, comme elle peut prendre la forme d’un comptage d’unités.
- L’observation indirecte, par contre, sollicite un tiers qui va observer pour l’auditeur et lui adresser le résultat des ses observations. L’auditeur va, soit consulter directement des documents représentatifs du droit, de l’engagement comme les contrats, courriers, certificats…, soit faire des correspondances avec les tiers concernés.
b) L’organigramme fonctionnel
Cet organigramme a comme caractéristique que les mots figurant dans les cases ne sont pas des noms de personnes (organigramme hiérarchique) mais des verbes désignant des fonctions. Et les deux organigrammes ne se confondent pas car :
- Une même personne peut avoir plusieurs fonctions,
- Une même fonction peut être partagée entre plusieurs personnes,
- Une fonction peut n’être pas attribuée,
- Une personne peut se trouver sans fonction.
Le dessin d’un organigramme fonctionnel permet d’enrichir les connaissances obtenues à partir de l’addition : organigramme hiérarchique plus analyse de poste. C’est, en général, le document qui permet de passer de l’un à l’autre car il révèle la totalité des fonctions existantes et permet donc d’aller voir, si on trouve leur traduction, dans les analyses de poste.
Un descriptif de poste est un élément important de contrôle interne dans une organisation pour diverses raisons qui concernent les sciences humaines, l’organisation et le contrôle de gestion.
c) Le diagramme de circulation (ou flow-chart )
Le flow-chart ( diagramme de circuits de documents, diagramme de circulation, ordinogramme… ) est une représentation graphique d’une suite d’opérations dans laquelle les différents documents, centres de travail, de décision, de responsabilité, sont représentés par des symboles réunis les uns aux autres suivant l’organisation administrative de l’entreprise.
L’élaboration d’un flow-chart améliore la perception de l’entreprise par le classement et le tri des données, structurées sous une forme synthétique.
Elle doit permettre de faire ressortir les éléments suivants :
- Division des responsabilités pour diverses opérations,
- Localisation des points d’action, de décision, de contrôle,
- Description des documents utilisés pour le transport de l’information ou des instructions,
- Liaison avec d’autres circuits, que ce soit à l’intérieur ou à l’extérieur de l’organisation.
La synthèse de tous ces éléments permettra à l’auditeur de mettre en évidence les contrôles – clés existant au sein de la société et sur lesquels il s’appuiera lors de sa vérification des états financiers ou de sa mission d’
Audit Interne.
L’auditeur qui prépare le flow-chart doit être conscient du fait que s’il est proche des sources d’information, les personnes qui le liront après lui en seront éloignées. Le document doit donc représenter sans ambiguïté toute l’information nécessaire pour comprendre le circuit étudié et l’interpréter sans avoir à rechercher de renseignements complémentaires.
Comme toute technique standardisée, le flow-chart doit comprendre un certain nombre de symboles et de conventions. Toutefois, quels que soient les symboles utilisés les principes restent les mêmes.
Un Audit orienté sur l’étude des systèmes doit comprendre une méthode d’enregistrement de l’information de façon claire et complète.
La forme narrative de description vient immédiatement à l’esprit mais elle se révèle rapidement difficile à manier et peu claire.
Une méthode standardisée de flow-charting semble être la solution à tous ces problèmes : les faiblesses et forces du contrôle interne apparaissent beaucoup plus facilement.
