Les moyens de l’Audit Interne

Les moyens  de l’Audit Interne

    Les moyens de l’Audit Interne
   Pour qu’une mission d’audit soit considérée comme fiable et de qualité, il ne suffit pas à  l’auditeur  de respecter certaines normes, encore faut-il qu’il applique avec pertinence des moyens  différents au cours du processus méthodologique et qui sont :

1.    Les questionnaires
2.  La FRAP ( Feuille  de Révélation et d’Analyse de Problème )

Les questionnaires

•  Les questionnaires de prise de connaissance 

•    Le questionnaire de Contrôle Interne

  1.  Les questionnaires

    On parle de « questionnaires » au pluriel car il en existe deux sortes et qui n’ont ni le même contenu, ni le même objectif : les questionnaires de prise de connaissance et les questionnaires de Contrôle Interne.
    Mais l’un comme l’autre ont un point essentiel en commun : en Audit Interne le questionnaire n’est pas constitué par des questions que l’on pose, mais par des questions que l’on se pose. A ces questions que se pose l’auditeur, il y sera répondu par des tests utilisant les « outils » appropriés : interviews, observations, documents, diagrammes de circulations, etc.

•     Les questionnaires de prise de connaissance 

    L’auditeur doit avoir une vue et une compréhension d’ensemble pour orienter sa mission en étudiant et en examinant :
-    Le secteur d’activité de l’entreprise,
-    Sa structure générale ( fonctionnelle et hiérarchique ),
-    En sériant les informations significatives entre les données répétitives, les données   ponctuelles et les données exceptionnelles,
-    En réalisant des entretiens complétés par une documentation et un examen sommaire des contrats,
-    En se rendant sur place pour visiter les locaux et s’imprégner de la situation de l’entreprise
Cette étude se fait à l’aide du questionnaire de prise de connaissance, en effet, chaque auditeur  forge son questionnaire de prise de connaissance en se basant sur ses acquis, ses expériences et les besoins de sa mission.
    Ainsi, le questionnaire de prise de connaissance sert de préparatif à l’élaboration du questionnaire de contrôle interne.

•   Le questionnaire de Contrôle Interne

    Le questionnaire de base utilisé dans les travaux d’Audit, et particulièrement dans l’examen du contrôle interne, s’articule autour des cinq questions suivantes :

•     QUOI ?        : question orientée sur le travail.

•    QUI ?          : question orientée sur l’exécutant.

•    OU ?           : question orientée sur le lieu d’exécution.

• QUAND ?     : question orientée sur l’ordre d’exécution et le moment  d’exécution.

•     COMMENT ? : question orientée sur la méthode de travail.

A la suite de réponses formulées à propos de ces questions, on posera la question :  Pourquoi ? Cette façon de procéder permet de rechercher les faits, les motifs véritables, et de discerner les causes pour proposer des améliorations.
    C’est ainsi, le questionnaire de contrôle interne va aider à la mise en place des tests qui vont contribuer à l’élaboration du diagnostic. Ce dernier va permettre à révéler les forces et les faiblesses, d’où l’on déduit la thérapeutique à l’aide d’un dispositif  de  contrôle interne.
Enfin, il faut reconnaître qu’utiliser un questionnaire est très formateur pour l’auditeur.

2. La Feuille de Révélation et d’Analyse de Problème : ( FRAP )

•  La FRAP, est le papier de travail synthétique par lequel l’auditeur documente chaque dysfonctionnement, conclut chaque section de travail terrain et communique avec l’audité concerné. L’ensemble des FRAP, après reclassement et tirage, peut constituer le corps du Rapport. La forme d’une FRAP est essentielle et doit être respectée puisqu’elle ne fait que reproduire les différentes phases du raisonnement dans leur ordre logique et chronologique.

   Chaque FRAP est un document ( sur une ou deux pages ) divisé en cinq parties :

•   Problème,

•  Constat,

•    Causes,

•    Conséquences,

•   Recommandations.

La FRAP est remplie par l’auditeur à chaque fois qu’il rencontre un dysfonctionnement, une erreur, une malversation, une insuffisance,…, bref, à chaque fois qu’un test révèle un problème, une difficulté, l’auditeur utilise ce moyen pour conduire son raisonnement.
A partir du document pré-imprimé la mise en œuvre sera donc rigoureuse et conduite par  un   raisonnement mathématique en trois étapes successives.

    1er Phase : Production au fur et à mesure
Lorsque le sujet a été épuisé l’auditeur reprend sa démarche en avant, suivant le Programme d’Audit et le questionnaire de Controle Interne qui lui servent de fil conducteur. Mais rien ne saurait être définitivement écrit sans avoir été validé.

2eme Phase : Validation
Maître - mot en Audit Interne où rien ne saurait être affirmé sans avoir été validé. Le ou les faits constatés sont validés par l’auditeur qui recherche un autre processus de découverte pour s’entendre confirmer ce qu’il a pu écrire sur le sujet : le constat faisant l’objet de la FRAP ne peut-il être contesté ? L’analyse des causes est-elle valable ? Les conséquences analysées sont elles réalistes ? Les recommandations élaborées permettent-elles de supprimer ou d’atténuer le phénomène ?
    Après avoir acquis ces certitudes l’auditeur sollicite l’aval de sa hiérarchie.

3eme Phase : Supervision
Chacune de ces FRAP est supervisée par le supérieur hiérarchique (auditeur senior ou chef de mission) qui l’apprécie, situe sa place et son degré d’importance dans la mission d’Audit. Cette supervision permet de redresser éventuellement certaines déviations et en particulier :
-    Des conséquences non chiffrées ou mal appréciées,
-    Des recommandations qui ne seraient pas en ligne avec les causes analysées.

  La FRAP contribue d’une façon déterminante à développer  la qualité du contrôle interne et de l’Audit Interne, en effet, elle permet de :
-  Constituer une série d’indicateurs mesurables conditionnant l’organisation et facilitant l’adoption d’une politique donnée.
- Constituer un véritable système d’informations à la disposition de la hiérarchie de l’Audit Interne.
-    Constituer un remarquable instrument de supervision et de communication.,
-    Maîtriser la progression du travail terrain et à gérer la mission de l’auditeur.