methodologie de l audit interne
l’Audit Interne, médecin de l ’entreprise
L ’AI intervient mandaté par la DG pour aller examiner et établir un :
- diagnostic
- pronostic
- thérapeutique
Le produit de l ’AI
Fournir un rapport sous forme de recommandations à la DG tout en respectant la déontologie, l ’indépendance et la prudence
La démarche de l ’AI
• Étudier le fonctionnement, la PRATIQUE
• Repérer les FAITS significatifs
• Déterminer leurs CAUSES
• Démontrer leurs CONSEQUENCES
• Proposer des SOLUTIONS
La démarche d ’une mission
1) La phase d ’étude
• -découvrir le sujet et/ou l ’entité à auditer• -définir ce qu ’il faudra vérifier
2) La phase de vérification
• Évaluer, mesurer, contrôler, conclure et prescrire3) La phase de conclusion
• -valider et informer (diffusion du rapport)• -obtenir des actions et dresser un bilan des progrès accomplis
1- La phase d ’étude
L ’ordre de Mission :- OM = mandat donné par la DG à l ’AI pour informer les responsables concernés
- Tout responsable du site audité est destinataire de l ’OM
Une fois que l’auditeur interne est en possession de son ordre de mission, il va aborder la phase d’étude de la mission qui va débuter par la prise de connaissance du domaine audité ; prise de conscience de ses risques habituels et pratiques usuelles de contrôle interne ( décomposition en objets auditables ) pour ensuite discuter avec les audités pour en tirer le plan d’approche.
Ensuite, il y a l’identification des risques spécifiques à l’organisation auditée, sur le terrain, pour sélectionner les vérifications à mener ce qui aboutit à l’établissement du tableau des forces et faiblesses.
L’auditeur effectue, en outre, les choix des objectifs ( rapport d’orientations ) et enfin, la détermination des vérifications à effectuer ( programme de vérifications ).
La prise de connaissance
Cette prise de connaissance ne doit pas se faire au hasard, elle doit suivre un plan d’approche qui doit organiser le travail d’Audit mené jusqu’à la fin d’étude. Pour cela il doit comprendre :
• Une définition précise des objectifs de la phase d’étude,
• Un budget d’heures et éventuellement de frais,
• L’affectation et le planning des travaux
Le Plan d ’Approche :
• organise la phase d ’étude
• Assure une prise de reconnaissance du domaine à auditer
• Assure une prise de conscience de ses habituels risques et opportunités d ’amélioration
• Décompose le sujet de la mission en objets auditables
Le Tableau des Forces et Faiblesses Apparentes (TFfA) :
• Le TFfA conclut la phase d ’Analyse des Risques réalisée sur la base des objectifs dans le Plan d ’Approche ; il a pour objectif de faire un état des lieux des forces et faiblesses réelles ou potentielles de l ’entité ou du domaine audité
La « Réunion d ’ouverture » / « installation de l ’équipe d ’audit »
Participants :
– Le chef de Mission + éventuellement le Directeur de l ’AI
– Les auditeurs
– Le Directeurs des audités
– Les chefs des Services audités
5 points à aborder :
– Présenter les auditeurs, se faire présenter les audités
– Exposer / rappeler l ’AI et sa place dans l ’entreprise
– Annoncer le déroulement prévisionnel de la mission; insister sur les échanges avec les audités
– Affiner la logistique (téléphone, bureau, armoire…) et prendre les premiers rendez-vous
– Habituer les audités à l ’idée qu ’ils sont des acteurs et non des victimes
L ’analyse des risques sert à orienter les travaux :
Analyse des risques
– Comparer les constats effectués au référentiel (POCA)
– Noter s ’il y a correspondance ou divergence : F ou f
– Caractériser le risque
– Juger jusqu ’à quel point on peut se fier aux apparences
Orientation des travaux
– FORCE certaine : ne rien faire
– FORCE probable , risque à faible gravité : ne rien faire
– FORCE probable, risque à forte gravité : confirmer
– FORCE peu sûre : à valider
– FAIBLESSE possible : à démontrer
– FAIBLESSE certaine : requalifier le risque
La phase d ’étude aboutit aux :
Le rapport d ’Orientation (RdO)
Le RdO définit et formalise les axes d ’investigation de la mission et ses limites : il les exprime en objectifs à atteindre par l ’audit pour le demandeur et les audités
Le programme de vérification (PdV)
Le PdV est la gamme de fabrication à mettre en œuvre pour atteindre les objectifs du Rapport d ’Orientation
C ’est un document interne au Service d ’Audit, destiné à définir, répartir, planifier et suivre les travaux des auditeurs.
Les 7 merveilles du Pde V
• Objectiver la démarche (découpage, objectifs, risques, POCA, survol, ciblage/choix)
• Assurer le Dr AI (contrat)
• Permettre au chef de Mission de répartir les tâches
• Préparer le planning jusqu ’au Rapport
• Guider l ’auditeur
• Documenter le déroulement et servir le tableau synoptique (table d ’orientation)
• Capitaliser l ’expérience
2) La phase de Vérifications :
• Les travaux sur le terrain• La conclusion de ces travaux : la FRAP
Budget, Allocation, Planing, Suivi (BAPS) :
Le BAPS organise la mission dans le temps (durée, dates) et l ’espace (sites, auditeurs), de la fin de la phase d ’étude à la diffusion du Rapport; il est reflété par l ’État d ’Avancement de la mission régulièrement mis à jour.
• Budget = combien d ’heures ou journées va-t-on consacrer à chaque tâche du Programme de Vérification
• Allocation = qui fait quoi, affectation des tâches aux auditeurs
• Planning = quand le fait-on quand prévoit-on nos rendez-vous (prévenir) et nos productions (rapport)
• Suivi = les États d ’Avancement en prévisionnel et en réel; manuels ou informatisés, responsabilité du Chef de Mission
La Feuille de Couverture :
La FdC est le document qui, établi en deux temps, décrit les modalités de mise en œuvre d ’une tâche définie dans le Programme de Vérification, puis met en évidence les conclusions qui en ont été tirées.
La FdC formalise trois points, que toute action audit doit comporter :
– Un but
– Des modalités d ’exécution décrites d ’une manière compréhensible
– Une conclusion.
Le Papier de Travail (PdT)
Les PdT = matière première pour :
• Documenter et consigner chacune de ses constatations et conclusions
• Compiler les faits et réflexions ayant valeur de preuve et d ’argument
• Constituent une base commune en vue d ’un travail d ’échange, d ’enrichissement et de réflexion entre les membres de l ’équipe
La Feuille de Révélation et d ’Analyse des Problèmes (FRAP)
La FRAP, est le papier de travail synthétique par lequel l’auditeur documente chaque dysfonctionnement, conclut chaque section de travail terrain et communique avec l’audité concerné. L’ensemble des FRAP, après reclassement et tirage, peut constituer le corps du Rapport. La forme d’une FRAP est essentielle et doit être respectée puisqu’elle ne fait que reproduire les différentes phases du raisonnement dans leur ordre logique et chronologique.
3) La phase de Conclusion
• Préparer le Rapport définitif
• Suivi des Recommandations et états des actions et progrès
L ’Ossature du Rapport :
L ’OR, élaboré à partir des « problèmes » figurant sur les FRAP, et des conclusions figurant sur les Feuilles de Couverture pour les points satisfaisants est l ’enchaînement des messages que l ’Audit veut livrer lors des présentations et dans le Rapport concluant la mission
Le Compte Rendu Final au Site :
Le CRFS est la présentation orale, par le Chef de Mission, au principal responsable de l ’entité auditée, des observations les plus importantes. Il est effectué à la fin du Travail Terrain.
Le Rapport d ’Audit Interne :
Le Rapport d ’Audit Interne communique, aux principaux responsables concernés pour action et à la DG pour information, les conclusions de la Mission en mettant l ’action sur les dysfonctionnements pour faire développer les actions de progrès. C ’est une communication en trois temps : Projet, validation, Définitif. C ’est un document solennel.
L ’État des Actions de Progrès :
L ’État des Actions de Progrès communique régulièrement à la DG les suites données aux Recommandations formulées par l ’audit, et éventuellement les résultats obtenus par les actions correctives des audités. La série des états s ’arrête lorsque toutes les Recommandations sont en place ou lorsqu ’il est décidé qu ’un suivi des Recommandations restantes n ’est plus souhaitable.